Mitt í undirbúningi jólavertíðarinnar heimsóttum við einn af viðskiptavinum Tímon, hið rótgróna fyrirtæki Tölvutek. Við heimsóttum Daníel Helgason rekstrarstjóra, fengum skoðunarferð um fyrirtækið og góðan kaffibolla. Það var líf og fjör í versluninni enda verið að undirbúa jólavertíðina og það er nokkuð ljóst af vöruframboðinu að flestir ættu að geta fundið gjöf við hæfi. Tölvutek er einn stærsti dreifingar- og söluaðili á tölvum og tölvubúnaði á Íslandi og sinnir bæði sölu til fyrirtækja og einstaklinga. Tölvutek er með verslanir í Hallarmúla Reykjavík og Undirhlíð Akureyri.

Hvað eruð þið búin að vera lengi með Tímon?

„Við erum búin að vera með Tímon í um 4 ár. Hér áður fyrr vorum við með allar innskráningar og annað í Excel og héldum utan um það þannig. Við erum með um 60 starfsmenn svo það var orðið löngu tímabært að taka upp einfaldara skráningarkerfi. “

Í hverju lágu helstu breytingarnar við það að fara úr Excel-kerfinu?

„Öll yfirsýn varð betri, þetta er allt annað og hreinlega nauðsynlegt fyrir okkur í dag. Við þurfum að hafa góða sýn á alla viðveru og viðveruskráningar, og þetta skiptir miklu máli fyrir til dæmis símsvörunina hjá okkur. Þú getur nálgast allar upplýsingar um starfsmenn okkar, hver er inni o.s.frv. Þetta er mikill tímasparnaður, vinnusparandi hjá fleirum en bara þeim sem sjá um að halda utan um tíma starfsmanna.“

Af hverju varð Tímon fyrir valinu?

„Við skoðuðum nokkra möguleika, Tímon og tvö önnur kerfi ásamt að prufa eitt kerfi sem átti að geta tengst launabókhaldinu en reynslan af því var því miður ekki nógu góð. Eftir töluverða rannsóknarvinnu var niðurstaðan að Tímon stóð upp úr. Þar kom tengingin við launakerfið sterkt inn, tenging við stimpilklukkuna sem við notum og sömuleiðis það að hafa margs konar innskráningarmöguleika. Við viljum hafa svigrúm í því hvernig okkar fólk skráir sig inn, erum til dæmis með fingrafaraskanna, innskráningu í gegnum mobile og í borðtölvum. Svo var það mötuneytiskerfið sem var punkturinn yfir i-ið ásamt vaktaskráningarkerfinu. Þá sáum við fram á að geta sparað mikla vinnu og auðveldað utanumhald verulega.“

Hvað notið þið mest?

„Það er ekki stærsti hluti kerfisins en við erum mjög ánægð með mötuneytiskerfið eða sjoppukerfið eins og við köllum það. Það er flott og virkar mjög vel fyrir okkur. “

„Við bjóðum starfsmönnum upp á eitt og annað matarkyns til sölu, drykki og fljótlega rétti sem þeir geta gripið með sér. Áður vorum við að halda utan um þetta á pappír sem var töluverð vinna í samantektinni en nú erum við með spjaldtölvur í kaffistofum okkar sem eru opnar inn í mötuneytiskerfið en þar getur hver og einn starfsmaður skráð á sig viðkomandi mat sjálfur. Starfsmaðurinn getur síðan skoðað í sinni stimpilklukku á netinu hvað hann er að versla en þetta er síðan dregið sjálfkrafa af launum viðkomandi um hver mánaðamót.“

„Sjálfvirka samantektin og mælaborðið er einnig mjög sniðugt. Ég er til dæmis með mælaborðið opið hjá mér þegar ég opna Tímon en þar get ég séð yfirlit yfir allar deildir og sé á augabragði helstu frávik á yfirvinnu, orlofi og veikindum ásamt Bradford-stöðu starfsmanna.“

 Nú eruð þið með starfsmenn á vöktum, hvernig nýtist vaktaskráningin ykkur?

„Vaktaskráningin skiptir miklu máli hjá okkur, verslunarstjórarnir nota kerfið til að skipuleggja vaktir og hafa yfirlit yfir stöðuna hverju sinni. Í versluninni erum við með starfsfólk í hlutastarfi og það er alltaf púsluspil að raða á vaktirnar en þetta auðveldar mikið og starfsmenn geta skráð sig sjálfa á vaktir.“

Hvernig hefur þjónustan reynst ykkur?

„Vel, hún er sanngjörn, ekkert yfirskot á verkefnum eða vandamál. Bara akkúrat eins og það á að vera.“

Myndir þú mæla með Tímon?

„Já alveg hiklaust, ég hef mælt með kerfinu við stjórnendur annarra fyrirtækja sem hefur hjálpað til við ákvörðunartöku viðkomandi um að taka upp Tímon kerfið.“

Hvernig er þín daglega notkun á Tímon?

„Við erum að nota mötuneytið og vaktaskráningu ásamt tíma- og viðveruskráningu, en svona dags daglega þá náttúrulega byrjar dagurinn á innstimplun og taka stöðuna á hvort allir séu komnir. Svo þarf reglulega að fara yfir og samþykkja tíma fyrir launauppgjörið en helstu hópstjórarnir taka stöðuna á hverjum morgni sem einfaldar leiðréttingu ef einhver starfsmaður hefur gleymt sér og ekki stimplað sig inn/út eða var fjarverandi daginn áður. “

„En í heildina litið þá er þetta mun betri yfirsýn. Launavinnslan er töluvert einfaldari núna en áður með betri yfirsýn og beintengingu við launabókhaldið. Þetta er einfalt í notkun og viðmótið þægilegt.“

Eitthvað að lokum?

„Við erum mjög ánægð með starfsfólk Trackwell en það er mjög auðvelt að senda inn athugasemdir um hluti sem mættu vera betri og er ljóst að Tímon þróunarfólkið tekur allar athugasemdir til skoðunar og hefur verið mjög ánægjulegt að sjá hvernig Tímon heldur áfram að þróast í takt við þarfirnar en það koma reglulega uppfærslur sem heldur Tímon alltaf í fyrsta sæti en þetta samstarf skiptir öllu máli og maður finnur að það er vilji til að gera okkar vinnu sem einfaldasta. Okkur hlakkar einnig til að sjá nýju útgáfuna af tímaskráningunni en það fer að líða að því að erfitt verður að sjá hvað er hægt að betrumbæta“

 

Hafsýn á Sjávarútvegsráðstefnunni 2018

Steingrímur Gunnarsson sölustjóri Hafsýnar var með erindi á Sjávarútvegsráðstefnunni sem haldin var í Hörpu nú nýverið. Erindið bar heitið, aukin sjálfvirkni í skráningum og miðlun upplýsinga um veiðar og vinnslu og var hluti af málstofu um lausnir til að auðvelda...

read more